Responsable del tratamiento
VECINOS CONECTADOS S.A.S., NIT 902.041.360-4, con domicilio en Ibagué, Tolima, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en esta política.
- Correo electrónico para notificaciones y para el ejercicio de derechos: contacto@vecinosconectados.com
- Teléfono y WhatsApp: +57 316 666 3666
- Sitio web: vecinosconectados.com
Esta política se adopta conforme a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes, y rige desde el 10 de septiembre de 2026.
Dos papeles distintos: cuándo somos responsables y cuándo encargados
Esta distinción determina a quién debe usted dirigirse, así que conviene leerla antes que nada.
Cuando una copropiedad o un negocio contrata la plataforma y carga en ella la información de sus residentes, unidades, visitantes o clientes, el Responsable de esos datos es esa copropiedad o ese negocio. Vecinos Conectados actúa como ENCARGADO: tratamos esos datos siguiendo sus instrucciones, únicamente para prestarle el servicio, y no los usamos para fines propios.
Somos RESPONSABLES, en cambio, de los datos que recogemos por nuestra cuenta: los de quienes nos contactan por el formulario del sitio o por WhatsApp, los de las personas de contacto de nuestros clientes, los de nuestros proveedores y los datos técnicos de uso de la plataforma.
Si usted es residente y quiere corregir su unidad, su nombre o su relación con el inmueble, el camino más rápido es la administración de su conjunto, que es quien mantiene esa información. Si prefiere escribirnos a nosotros, trasladaremos su solicitud al responsable y se lo haremos saber.
Datos que tratamos
Según los módulos que su copropiedad o negocio tenga habilitados, la plataforma puede tratar:
- Identificación y contacto
- Nombre completo, nombre de usuario, correo electrónico, teléfono, número de WhatsApp y fotografía de perfil.
- Vínculo con el inmueble
- Unidad o apartamento, torre, coeficiente de copropiedad y tipo de relación (propietario o arrendatario).
- Documento de identidad
- Únicamente donde la operación lo exige, como el registro de asistentes a una asamblea sin cuenta o la autorización de un visitante.
- Accesos, portería y paquetería
- Registro de ingresos y salidas, visitantes autorizados, vehículos, entregas recibidas y las evidencias que la portería adjunte.
- Imágenes y video
- Fotografías y videos que se cargan como evidencia, imágenes de las cámaras que la copropiedad haya integrado y, en las asambleas y reuniones transmitidas, la voz y la imagen de quien interviene.
- Asamblea y votaciones
- Asistencia, representación por poder, votos por unidad, intervenciones, mensajes de chat y la bitácora de la sesión.
- Cartera y pagos
- Estado de cuenta de la unidad, reportes de pago y los comprobantes que el residente adjunte.
- Convivencia y PQRS
- El contenido de las solicitudes y de los expedientes, las respuestas, las evidencias adjuntas y el historial de decisiones.
- Datos técnicos
- Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, identificador del dispositivo para notificaciones, fechas y horas de acceso y registros de auditoría de las acciones realizadas.
- Datos comerciales
- Los que usted nos entrega al pedir una demostración, cotizar o contactarnos.
Datos sensibles. Algunas de estas categorías —en particular las imágenes y los videos que permiten identificar a una persona— pueden constituir datos sensibles. Su tratamiento no es obligatorio: nadie está obligado a autorizarlo, y quien los cargue debe contar con la autorización de las personas que aparecen en ellos y usarlos solo para la finalidad que motivó su recolección.
Datos de niñas, niños y adolescentes. La plataforma no está dirigida a menores de edad. Cuando el censo de una copropiedad incluya menores, su tratamiento debe atender a su interés superior, respetar sus derechos fundamentales y contar con la autorización de sus representantes legales, en los términos del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Esa responsabilidad es de la copropiedad que carga la información.
No solicitamos ni almacenamos números completos de tarjetas, claves bancarias ni credenciales de acceso a entidades financieras. La plataforma no procesa pagos.
Finalidades del tratamiento
Tratamos los datos para:
- Crear y administrar cuentas de usuario, autenticar el acceso y controlar los permisos de cada rol.
- Prestar los módulos contratados: asambleas, reservas, cartera, pagos informativos, PQRS, convivencia, accesos, portería, paquetería, citofonía, cámaras, noticias y eventos.
- Enviar avisos operativos por correo, notificación push o WhatsApp: una respuesta a su PQRS, la confirmación de una reserva, la convocatoria a una asamblea, la novedad de un expediente o la llegada de un paquete.
- Dejar constancia y trazabilidad de las actuaciones dentro de la plataforma, como exige la operación de una copropiedad y la defensa de sus decisiones.
- Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de soporte.
- Facturar y gestionar la relación comercial con nuestros clientes.
- Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir el fraude y el uso indebido, y cumplir obligaciones legales.
- Mejorar el producto mediante métricas de uso agregadas.
- Enviar información comercial a quienes nos la hayan solicitado o hayan autorizado recibirla, con la opción de dejar de recibirla en cualquier momento.
No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros para su propia publicidad y no tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas.
Con quién compartimos los datos
Para operar, la plataforma se apoya en proveedores que actúan como encargados y que solo pueden tratar los datos conforme a nuestras instrucciones:
- Amazon Web Services
- Alojamiento de la aplicación, de la base de datos y de los archivos, y distribución de contenido. Servidores ubicados en los Estados Unidos de América.
- Amazon SES y Resend
- Envío de los correos electrónicos del servicio.
- Firebase Cloud Messaging (Google)
- Entrega de las notificaciones push a la aplicación móvil.
- WhatsApp (Meta)
- Únicamente cuando el usuario o la copropiedad eligen ese canal para recibir avisos o para contactarnos.
- TikTok
- Analítica de la página comercial del sitio web, para medir el resultado de nuestra publicidad. No opera dentro de la plataforma con sesión iniciada ni en la aplicación móvil.
- Google Fonts
- Entrega de las tipografías del sitio web. No se usa en la aplicación móvil, que las lleva empaquetadas.
También compartimos datos cuando una autoridad competente lo requiere en ejercicio de sus funciones, o cuando es necesario para ejercer o defender derechos ante autoridades administrativas o judiciales.
Transferencia y transmisión internacional. Parte de la infraestructura está alojada fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos. Al aceptar esta política usted queda informado de ello y autoriza esa operación; con nuestros proveedores mantenemos contratos de transmisión de datos que los obligan a aplicar medidas de seguridad y a tratar los datos solo para prestarnos el servicio, conforme a los artículos 24 y 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
Sus derechos como titular
Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgó, salvo en los casos en que la ley no la exige.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Hay información que no podremos suprimir aunque usted lo pida: la que sostiene una obligación con la copropiedad, la que forma parte de un acta o de una decisión de asamblea, la de los registros contables y la que debamos conservar por mandato legal o para la defensa de reclamaciones. En esos casos se lo explicaremos por escrito.
Cómo ejercer sus derechos
El área de soporte de VECINOS CONECTADOS S.A.S. es la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos. Escriba a contacto@vecinosconectados.com indicando su nombre completo, un dato que permita identificarlo dentro de la plataforma —su usuario, su unidad o su copropiedad—, la descripción de lo que solicita y un canal de respuesta. Si ya tiene cuenta, también puede radicarlo por el módulo de PQRS.
- Consultas
- Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese plazo, se lo informaremos junto con los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos
- Se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuere posible atenderlo en ese plazo, se lo informaremos junto con los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamo incompleto
- Si al reclamo le faltan datos, dentro de los cinco (5) días siguientes se lo pediremos para completarlo. Si transcurridos dos (2) meses no aporta la información, se entenderá que desistió.
Cuando la solicitud recaiga sobre datos cuyo responsable es su copropiedad o el negocio, trasladaremos la petición a quien corresponda y se lo comunicaremos, para que su solicitud no se quede sin trámite.
Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido. Entre ellas:
- Cifrado del tráfico entre su dispositivo y la plataforma.
- Contraseñas almacenadas con funciones de resumen criptográfico, nunca en texto plano, y segundo factor de autenticación disponible.
- Control de acceso por rol y aislamiento de la información de cada copropiedad.
- Almacenamiento privado de los archivos, con cifrado de los comprobantes y evidencias, y entrega únicamente a quien tiene sesión iniciada y permiso.
- Registros de auditoría de las acciones sensibles y copias de seguridad de la información.
Ninguna medida de seguridad es infalible y no podemos garantizar una seguridad absoluta. Si llegara a ocurrir un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los responsables y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exige la ley.
Cookies y tecnologías similares
El sitio web usa almacenamiento local del navegador para recordar su sesión y sus preferencias, como el tema claro u oscuro. Sin ese almacenamiento la plataforma no puede mantenerlo identificado.
En las páginas comerciales del sitio —las que se ven sin haber iniciado sesión— usamos además el píxel de TikTok para medir el resultado de nuestra publicidad. Puede bloquear estas tecnologías desde la configuración de su navegador; hacerlo no impide usar la plataforma. Ni la aplicación móvil ni las pantallas que se ven con sesión iniciada incorporan píxeles publicitarios.
Conservación y vigencia de las bases de datos
Conservamos los datos mientras exista la relación con el cliente o con el usuario y, terminada esta, durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y para atender o defender reclamaciones.
Las bases de datos permanecerán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas en esta política y mientras la sociedad desarrolle su objeto social; en todo caso, la conservación no será indefinida y los datos se suprimirán cuando cesen las finalidades y no exista deber legal de conservarlos.
Cambios en esta política
Podemos modificar esta política. La versión vigente estará siempre publicada en vecinosconectados.com con su fecha. Cuando el cambio sea sustancial —por ejemplo, una nueva finalidad o un nuevo encargado— se lo comunicaremos por la plataforma o por correo antes de aplicarlo, y le pediremos aceptar la nueva versión.
Fecha de entrada en vigencia de esta política: 10 de septiembre de 2026.