Cómo elegir software para tu conjunto: prueba el día a día

Pide que terminen una tarea contigo

Elige tres situaciones frecuentes y describe qué ocurre hoy. Por ejemplo: una reserva necesita aprobación, un paquete cambia de turno antes de ser retirado o un residente envía un soporte de pago. Pide ver quién interviene, cómo conoce el siguiente paso y dónde queda el registro.

Incluye una excepción en cada prueba. Una reserva cancelada enseña más sobre la claridad del flujo que una agenda vacía. Una solicitud con información incompleta permite evaluar cómo se retoma la conversación.

Prueba el teléfono del residente y el computador de administración

El residente suele necesitar acciones breves: consultar, responder, adjuntar o confirmar. Administración puede necesitar comparar registros y revisar varias unidades. Ambas experiencias deben conservar el contexto y los permisos, aunque su presentación sea distinta.

Prueba también tamaños de letra mayores y el uso con teclado. Una interfaz que solo funciona con gestos difíciles o títulos recortados puede complicar la adopción. Revisa qué pasa si una persona no instala la app y accede desde la web.

• ¿Se entiende el estado de una solicitud sin depender únicamente del color?
• ¿Se puede volver al listado conservando lo que se estaba buscando?
• ¿El error explica cómo continuar sin perder los datos?
• ¿Las notificaciones tienen una alternativa cuando no llegan?

Aclara qué está incluido y qué requiere otra herramienta

Pregunta por permisos, carga inicial de datos, capacitación, soporte y salida de la plataforma. Solicita que el alcance comercial quede por escrito, incluyendo módulos cotizados por separado y servicios externos.

En Vecinos Conectados, los recorridos de /demo se prueban sin cuenta y con datos ficticios. El módulo de asambleas se cotiza por separado. La consulta de cartera y el envío de soportes no deben confundirse con una pasarela de pagos integrada.

¿Cuánto cuesta un software de propiedad horizontal?

Compara las cotizaciones con el mismo número de unidades y el mismo periodo de pago. Revisa si el precio cambia por usuarios, módulos, implementación, capacitación o soporte. Una tarifa mensual por apartamento y una tarifa fija por conjunto no se comparan mirando solo el número anunciado.

En Vecinos Conectados el plan de operación diaria depende del número de unidades. La página de planes muestra los rangos y permite calcular el costo para tu conjunto. La contabilidad va dentro de ese plan. La asamblea se cotiza aparte: inclúyela como un concepto separado cuando prepares el presupuesto.

• Pide el total mensual o anual para las unidades de tu conjunto.
• Confirma qué pasa con el precio si aumenta el número de unidades.
• Separa las asambleas y otros servicios adicionales del plan de operación.

Cartera, recaudo y software contable: revisa qué necesitas

Llevar saldos por unidad no equivale a llevar toda la contabilidad. Si necesitas libros contables, conciliación bancaria o integración con tu sistema actual, pide que te muestren ese proceso y confirma su alcance por escrito. No des por incluida una integración solo porque ambos productos permiten exportar archivos.

La demo de cartera de Vecinos Conectados permite consultar saldos y registrar que una unidad está al día después de verificar el pago. El dinero se recibe por los medios de la copropiedad; la plataforma no es una pasarela de pagos. Haz esta distinción al comparar propuestas con tu contador.

Vecinos Conectados tiene también contabilidad por partida doble, dentro del plan mensual y opcional para cada conjunto. Si el conjunto la activa, lleva el libro, genera las cuentas de cobro y liquida los intereses de mora con el tope legal; si no, nada cambia. No reemplaza al contador, que es quien firma, ni presenta nada ante la DIAN. Las cuotas de administración van con cuenta de cobro, no con factura. En /demo/contabilidad ves a qué va cada peso de un pago y el asiento que deja, con una tasa de interés de ejemplo.

Define una primera semana de uso

Acuerda un recorrido inicial, un responsable de resolver dudas y una forma de recoger problemas. Invita a participar a personas con distintos niveles de comodidad digital. Si todas las pruebas las hace quien conoce el sistema, quedarán dudas invisibles.

Evalúa si el equipo consigue terminar las tareas y explicar el estado al residente. Un piloto útil deja una decisión razonada: qué funciona, qué falta configurar y qué proceso interno necesita cambiar antes de extender el uso.